V siedmom diele webcastu HR Guacamole sme sa pozreli na to, ako nastaviť online a hybridné mítingy tak, aby boli efektívne, spravodlivé a nezvyšovali riziko vyhorenia. Mítingy totiž často odrážajú firemnú kultúru a môžu ukazovať na hlbšie problémy v komunikácii či spolupráci. Bez jasných pravidiel a podpory zo strany organizácie sa stávajú zdrojom frustrácie, najmä pre lídrov, ktorých kalendáre sú preplnené. Spoločné dohody a vedomé rozhodnutia o forme mítingov môžu výrazne zlepšiť ich kvalitu aj dopad na tím.

V marcovom diele HR Guacamole, ktorý bol venovaný hybridným a online mítingom, sme sa rozprávali o tom, ako:

• nastavovať tímové pravidlá týkajúce sa špeciálne online a hybridných mítingov,
• plánovať a viesť online mítingy tak, aby boli efektívne,
• podporiť lídrov, aby zvládali svoju úlohu bez preťaženia.

Aké kľúčové myšlienky nám ostali v pamäti?

1. Problémy počas mítingov môžu byť len symptómom širších kulturálnych problémov

Zle vedené mítingy, pasivita účastníkov či nedostatok interakcie často nie sú len otázkou techniky, ale odrazom kultúry vo firme. Ak ľudia necítia dôveru, jasné očakávania alebo priestor na vyjadrenie svojho názoru, prejaví sa to aj v ich prístupe k stretnutiam. Mítingy tak odhaľujú, ako firma komunikuje, spolupracuje a ako sú rozdelené rozhodovacie právomoci. Namiesto riešenia len samotných mítingov je preto užitočné pozrieť sa hlbšie – napríklad na úroveň psychologického bezpečia či líderského štýlu. Úprava kultúrnych návykov vedie k efektívnejším stretnutiam a celkovo lepšiemu fungovaniu tímov.

2. Lídri majú 2× viac mítingov ako špecialisti a 2,5× viac virtuálnych mítingov

Manažéri sú často zahltení sériami stretnutí, medzi ktorými nemajú priestor na prípravu, reflexiu ani rozhodovanie. Virtuálne mítingy navyše vyžadujú intenzívnejšiu pozornosť a mentálne nasadenie, čo zvyšuje riziko kognitívneho preťaženia. Bez jasného systému plánovania, priorít a podpory v time managemente sa rýchlo dostávajú do chronického stresu. Pomôcť môže napríklad blokovanie času na sústredenú prácu, delegovanie účasti alebo vedenie mítingov podľa jasne stanovených cieľov. Ak chceme, aby lídri dokázali efektívne viesť ľudí, musíme im pomôcť lepšie manažovať ich kalendár.

3. Je kľúčové nastaviť si pravidlá online mítingov na úrovni tímu

Bez spoločných dohod môže online prostredie rýchlo sklznúť do neefektívnosti a frustrácie. Dohodnuté míting-free dni zvyšujú priestor na sústredenú prácu a predchádzajú zahlteniu. Pravidlá o tom, kedy sa používajú kamery, ako sa zapájame do diskusie alebo čo má byť pripravené pred mítingom, podporujú rovnosť a jasnosť. Jasné rituály, ako napríklad krátka rekapitulácia na záver, zvyšujú pocit uzavretia a akcieschopnosti. Keď sa tím spoločne dohodne, ako chce spolu fungovať, zvyšuje to angažovanosť aj kvalitu výstupov.

4. Hybridným mítingom je vo väčšine prípadov najlepšie sa vyhnúť

Hybridné stretnutia, kde časť tímu sedí spolu v miestnosti a ostatní sú pripojení online, zvyčajne vedú k nerovným podmienkam pre účastníkov. Ľudia pripojení na diaľku sa často cítia odpojení, menej zapojení do diskusie a ich hlas má menšiu váhu. Technické obmedzenia, ako slabý zvuk, neprehľadné zdieľanie obrazovky alebo chýbajúca neverbálna komunikácia, ešte znižujú kvalitu zážitku. Ak je to možné, je lepšie zvoliť buď čisto online, alebo čisto osobný formát, kde sú podmienky pre všetkých rovnaké. Rovnocenný priestor pre každého účastníka je základom efektívneho mítingu.

Lepšie mítingy nezačínajú v kalendári, ale v kultúre – a tú máte možnosť aktívne ovplyvniť už dnes.

Ak ste náš webcast nestihli alebo sa k nemu chcete ešte vrátiť, celý záznam si môžete pozrieť tu: